Scripties UMCG - Rijksuniversiteit Groningen
 
English | Nederlands

De administratieve processen in beeld; de optimalisatie van de administratieve processen en doorstroom van personeel op externe project financiering

(2015) Heuvel, Sander van den

Aanleiding
Het Bedrijfsbureau van Sector D in het UMCG regelt de instroom en doorstroom van onderzoekers op externe project financiering via drie administratieve processen. Men vroeg zich af in hoeverre deze drie administratieve processen efficiënt zijn. Dit leidde tot de wens: ‘Reik oplossingen aan het Bedrijfsbureau in Sector D van het UMCG aan, om de administratieve processen te optimaliseren via de Lean Six Sigma methodiek’. Om dit te behalen, stelde men de centrale vraag: ‘Wat veroorzaakt inefficiëntie in de administratieve processen van Bedrijfsbureau in Sector D van het UMCG en hoe kunnen we deze inefficiëntie verhelpen?’

Methode
Binnen het UMCG staat de Lean Six Sigma methodiek centraal als het om procesverbeteringen gaat en deze methodiek was binnen dit onderzoek het uitgangspunt: metingen met de zeven verspillinggebieden van de Lean methodiek, vaststelling van de gebieden via interviews met betrokkenen. Daarnaast metingen van de doorlooptijd van de administratieve processen en de duur tussen de processtappen van de administratieve processen. Vergelijking van de resultaten van deze twee onderzoeksmethoden. Vergelijking van de drie administratieve processen met een best practice.

Resultaten
De administratieve processen
De betrokken bij de administratieve processen zijn: Projectleiders, Managers, Coördinatoren, Stafassistenten , Externe Project Financiering, Senior P&O adviseur, Vacature meldpunt, Sollicitatiecommissie, Secretariaat en Personeel- en Salarisadministratie. De verrichte handelingen tijdens de administratieve processen zijn: budget en de kostenplaats controle, SAF aanvraag, selectie van kandidaat, aanstellingsgesprek houden, RPF maken en tekenen, benodigde documenten naar Personeel- en Salarisadministratie sturen en bevoegdheden van kandidaten aanvragen.
Meting
Uit de meting van het administratieve proces van de aanstellingen blijkt dat men het administratieve proces vroeg in gang zet en dat er geen grote urgentie is bij het administratieve proces. De duur tussen de processtappen is lang. Het SAF aanvraag op naam voert men gemiddeld 47 dagen voor de startdatum al uit. Ook is het administratieve proces gemiddeld 28 dagen voor de startdatum afgerond.
De gemiddelde doorlooptijd van het administratieve proces van een verlenging is 45 dagen. Bij de duur tussen processtappen, valt de gemiddelde duur tussen het begin van het proces en de eerste processtap het meest op met 19 dagen.
Het administratieve proces om een financiering te wijzigen is tijdens dit onderzoek niet gemeten, dus de doorlooptijd en de duur tussen processtappen is niet bekend.
Verspillingen
De verspillingen in de administratieve processen zijn: het wachten op documenten, informatie of mensen, de onduidelijkheid over de administratieve processen en het duurt lang voordat een verlengingsverzoek is gedaan.

Oplossingen
Wachttijden reduceren door het aantal actoren binnen het Bedrijfsbureau terug te brengen.
Dit kan door de functies te fuseren of door de hele taakverdeling binnen het Bedrijfsbureau opnieuw in te richten. Ook mogen deze actoren dan alleen werkzaamheden voor de administratieve processen uitvoeren, zodat er geen andere werkzaamheden met administratieve processen interfereren.
Onduidelijkheden over de administratieve processen te beperken, door het maken van een draaiboek: wie is waarvoor
verantwoordelijk en wie pakt welke werkzaamheden op bij een afwezigheid van een actor. Ook kan onduidelijkheid terug gebracht door het contractenoverzicht gebruiksvriendelijker in te richten en consequent bij te houden. Tot slot moet men één terminologie voor Externe Project Financiering gaan hanteren om onduidelijkheden over afkortingen van de afdeling weg te nemen.
De duur voordat er een verlengingsverzoek komt, kan verkort door één van de Manager Research Laboratorium in de CC te zetten in de e-mails betreffende de melding einde aanstelling. Hierdoor kan men de melding einde aanstelling eventueel sneller oppakken. Ook kunnen de e-mails betreffende de melding einde aanstelling in plaats van twee maanden van te voren, drie maanden en twee maanden van te voren verstuurd. Hierdoor is de afdeling eerder van de einde aanstelling op de hoogte en volgt twee maanden voor einde aanstelling een herinnering.
De inhoud van deze scriptie is vertrouwelijk. Wilt u de volledige scriptie inzien, dan kunt u een verzoek mailen aan: afstuderen@umcg.nl






 
To top