Scripties UMCG - Rijksuniversiteit Groningen
 
English | Nederlands

De implementatie van de Projectenfabriek bij Genetica

(2016) Duren, Ben van

Dit verslag richt zich op de implementatie van de projectenfabriek bij de afdeling Genetica van het UMCG. Het doel van het verslag is inzicht geven in het verloop van de verandering en leermomenten voor volgende veranderingen geven. Daarnaast kunnen medewerkers en managers die geïnteresseerd zijn in het implementeren van de projectenfabriek op hun eigen afdeling dit verslag gebruiken ter kennisname van de methode en leren van de implementatie bij Genetica.

Voor dit onderzoek ben ik aanwezig geweest bij vergaderingen, heb ik verschillende interne documenten gelezen en heb ik tien interviews gehouden met medewerkers die verschillende rollen vervullen binnen de afdeling.

De projectenfabriek is een methode om projecten sneller, gemakkelijker en met minder stress te laten verlopen. Er worden nieuwe rollen, vergaderingen en formulieren gebruikt om overzicht te creëren in welke projecten er lopen en hoe de voortgang van deze projecten is. Hierdoor zijn projecten beter te sturen en is het mogelijk om te bepalen welke projecten er gestart worden en welke niet. Bij Genetica is een sterk verkorte doorlooptijd van projecten te zien. Het is echter nog niet duidelijk hoeveel tijd er bespaard wordt. Medewerkers krijgen een gestructureerde manier om hun ideeën tot projecten te laten komen.

De implementatie van de projectenfabriek bij Genetica is goed verlopen. Het was voor medewerkers duidelijk wat het doel van de verandering was en dat deze verandering problemen zou oplossen die zij ervaarden. Daarnaast werd de verandering geleid door een veranderteam. Dit team heeft de verandering actief geleid en heeft voor ondersteuning en uitleg gezorgd voor de medewerkers die met de nieuwe methodiek gaan werken. Hierdoor was het voor medewerkers gemakkelijk om ervaring op te doen met de nieuwe methodiek en de nieuwe formulieren. Deze duidelijke verandernoodzaak en de rol die het veranderteam heeft genomen hebben sterk bijgedragen aan het succes van de verandering.

Praktische knelpunten tijdens de verandering waren de nieuwe formulieren en de plan van aanpak-sessies. De formulieren zijn kort en krachtig, waardoor medewerkers moesten wennen aan de nieuwe manier om projecten van te voren duidelijk vast te leggen. Door tijd en aandacht hieraan te besteden is dit goed verlopen. De plan van aanpak-sessies duren lang en zijn hierdoor lastig te plannen. Ze worden echter als erg zinvol ervaren voor de snelle start en voortgang van projecten.

Een leermoment is een uitgebreidere communicatie richting medewerkers. Medewerkers gaven aan graag op de hoogte gehouden te worden van de verandering. Daarbij is het goed dat medewerkers die uren moeten opvangen van hun collega’s die in projecten werken, weten waarom dit nodig is. Ook een duidelijkere aankondiging van de eerste projectleiderstraining was wenselijk geweest.
Een advies is om managers al tijd vrij te laten houden voordat de verandering begint, zodat ze de training kunnen volgen en zich kunnen verdiepen in de verandering en methodiek.

Voor de voortgang van de verandering is het goed om in de gaten te houden hoeveel tijd de nieuwe methode kost en wat het effect op de werkteams is. Verwacht wordt dat dezelfde medewerkers gewild zijn voor projecten en dat hun collega’s de uren moeten opvangen. Het is goed om ervoor te waken dat medewerkers en teams ook tijd hebben voor hun dagelijkse werk.
Aandacht voor resultaten van de projectenfabriek, zoals een kortere doorlooptijd dan voorheen, kan helpen de verandering goed te borgen en medewerkers het nut van de verandering te laten zien. Daarnaast kunnen reflectiemomenten voor een nog beter passende methodiek zorgen en kunnen hiermee eventuele knelpunten worden opgelost.




file:Verslag_implementatie_projecte_1.pdf


 
To top